Früher mussten Firmen, die von Zeit zu Zeit Telefonkonferenzen durchführen wollten, eine entsprechende Möglichkeit bei ihrem Telefonanbieter buchen. Das war nicht billig. Inzwischen gibt es aber auch die Möglichkeit, Telefonkonferenzen unabhängig vom jeweiligen Telekommunikationsunternehmen per Internet durchzuführen. Entsprechende Online-Dienste haben sich darauf spezialisiert. Aber wie funktioniert ein solcher Dienst aus Kundensicht? Hier sind verschiedene Möglichkeiten zu unterscheiden. Am einfachsten ist es, wenn man spontan eine Telefonkonferenz ohne vorherige Registrierung durchführt. In diesem Fall geht man auf die entsprechende Website und füllt dort ein Formular aus. Daraufhin werden automatisch E-Mails an alle eingetragenen Teilnehmer verschickt.
Diese wählen sich dann zur verabredeten Zeit über eine spezielle Telefonkonferenz-Einwahlnummer in den virtuellen Konferenzraum ein. Sie benutzen dabei eine eigens für diese Konferenz generierte PIN, die ihnen ebenfalls mit der Einladung zugegangen ist. Die Kosten für jeden Teilnehmer können beispielsweise – bei Einwahl über das deutsche Festnetz – neun Cent pro Minute betragen, halten sich also durchaus im Rahmen. Jeder Anrufer bezahlt allerdings selbst über seine eigene Telefonrechnung, was im professionellen Bereich natürlich problematisch ist – welcher Angestellte möchte schon mit seiner privaten Rechnung Firmengespräche bezahlen? Besser ist es da schon, sich bei einem solchen Anbieter zu registrieren. Man bekommt dann ebenfalls bestimmte Telefonkonferenz-Einwahlnummern mitgeteilt, aber die Abrechnung erfolgt zentral über das Konto des Unternehmens.
Bei einem solchen, auf Registrierung basierenden Tarif ist die Durchführung auch noch billiger, zusätzliche Kosten entfallen nur, falls man besondere Zusatzdienste bucht. Hierzu kann beispielsweise ein Dolmetscher für eine von zahlreichen, im Geschäftsleben wichtige Sprachen gehören – oder auch eine einleitende Bandansage zur Begrüßung der Teilnehmer, die von einem professionellen Sprecher aufgenommen wird. Andere Leistungen, wie etwa bestimmte Funktionen zur Steuerung der Telefonkonferenz, sind dagegen im Preis inbegriffen.